Podcast #79: Cómo crear el organigrama de mi empresa

¡Muy buenas emprendedores! En el episodio de hoy vamos a hablar sobre organización de negocios. En concreto, veremos qué es un organigrama, para qué sirve y cómo puedes crear el tuyo para tener tu negocio mucho más organizado. ¡Vamos allá!

Qué es un organigrama

El organigrama de una empresa es un documento que refleja a modo esquemático la estructura organizativa del negocio. En el organigrama aparecerán todos los departamentos o áreas funcionales de nuestra empresa, y la jerarquía que hay entre cada una de ellas.

El organigrama es especialmente útil cuando tenemos varias personas en nuestra plantilla, y además hay diferentes departamentos, dedicados a funciones diferentes.

Cómo crear un organigrama

Para crear nuestro organigrama, lo primero que tenemos que tener interiorizado es la estructura de nuestro negocio. Dependiendo del tipo de negocio que tengamos, la organización puede adoptar diferentes formas:

1. Jerárquica: es la más utilizada y sencilla de comprender. Tiene una forma piramidal, donde el departamento o la persona con el mando más alto se situaría a la cabeza de la pirámide, y el resto de departamentos y empleados se irían organizando por debajo. La línea de mando es vertical (de arriba hacia abajo).
2. Matricial: en empresas donde hay una alta especialización y se trabaja por proyectos, suele utilizarse esta forma de organización. Consiste en crear equipos de trabajo destinados a ejecutar determinados proyectos. Cada equipo se gestiona de forma independiente a los demás, y cuando el proyecto termina el equipo se disuelve, de forma que los empleados puedan entrar en nuevos equipos para otros proyectos. Esta forma organizativa tiene como principal ventaja la alta especialización y productividad. Como punto negativo, cada equipo tiene varios jefes, lo que puede dar lugar a malentendidos y a dificultar la comunicación.
3. Horizontal: esta estructura nace de la simplificación de la estructura vertical de un negocio. Al eliminar los mandos intermedios, la pirámide se aplana y se consigue una organización mucho más ágil, con una comunicación más fluida entre el mando y los empleados. Aunque se llame horizontal, siempre hay alguien que lidera, pero es una organización mucho más plana que la jerárquica.
4. En línea o staff: aquí aprovechamos las ventajas de contar con asesores o expertos externos a la empresa, que ayudan a tomar decisiones pero que no tienen poder directo sobre el negocio. De esta forma, la empresa no tiene que tener multitud de expertos en plantilla y puede centralizar la toma de decisiones, pero puede apoyarse en el conocimiento externo de otras personas para tomar ciertas decisiones.
5. Por divisiones: cuando tenemos un negocio grande con varios productos o áreas muy diferenciadas, esta puede ser una buena forma de organización. Así, podremos poner jefes de producto, de zonas geográficas o incluso de clientes.

¿Y qué hago con el organigrama?

Desde mi punto de vista, hacer un organigrama es algo imprescindible para cualquier negocio, por pequeño que sea (excepto si es sólo una persona, obviamente). Incluso nosotros, que somos dos personas, tenemos nuestro organigrama y nuestro reparto de tareas.

Yo una de las cosas que haría en cualquier negocio es elegir una forma de organización, detallarla al máximo y entregar una copia del organigrama a cada uno de los empleados. De hecho, en el proceso de onboarding de empleados el organigrama es un documento que debería figurar.

El objetivo del organigrama no es ponerlo en una pared y olvidarnos de él. Es asegurarnos de que todos los miembros del equipo conocen la estructura de la empresa, quiénes son las personas encargadas de cada área y a quién dirigirse en cada caso. Que conozcan quién ha de tomar las decisiones, cómo ha de fluir la comunicación y cuál es la responsabilidad concreta de cada miembro del equipo.

Intentad siempre crear estructuras organizativas ágiles, con las menores trabas posibles, y con el menor número de mandos intermedios posible, ya que lo que se busca es que la comunicación y la toma de decisiones sean ágiles. Este tipo de esquemas nos permiten crear puestos que no dupliquen tareas, y nos hacen muy fácil transmitir al resto del equipo cuál es la forma de la empresa.

Recordad que una empresa, por muy grande que sea, es un equipo de personas cuyo fin es la realización de ciertos proyectos o tareas para mejorar la vida de los clientes. La empresa tiene que actuar como si fuera una única persona. Tiene que tener un espíritu, una cultura y unas formas de hacer las cosas. Y esto solo se consigue organizándose bien.

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