¡Muy buenas emprendedores! Como ya sabéis los que escucháis el podcast y veis los vídeos del canal, una de mis herramientas favoritas es G Suite, o como se llama ahora, Google Workspace (yo voy a seguir llamándole G Suite durante el episodio).
En la gran mayoría de ocasiones, utilizamos esta herramienta para poder trabajar en la nube y gestionar un negocio online. Pero, ¿qué pasa si no tenemos un negocio online, sino varios?
Como ya sabéis, nosotros tenemos actualmente Yo te formo y La Emprescuela, y gestionamos todo con la misma herramienta, G Suite.
Con la configuración que viene por defecto, en principio sólo se puede utilizar la herramienta con un proyecto (es decir, con un dominio), pero en este episodio vamos a ver algunos ajustes y consejos que podéis aplicar para gestionar todos vuestros proyectos bajo el mismo entorno de trabajo.
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Cómo usar dos dominios en Google Workspace
G Suite es una herramienta para crear entornos de trabajo en la nube. Es decir, el objetivo de la herramienta es que tengamos UNA SÓLA organización, desde donde podamos gestionar a todos los usuarios.
Pero claro, esto parece incompatible con tener varios sitios web, o varios negocios, donde necesitamos tener un correo electrónico corporativo para cada marca. ¿Qué deberíamos hacer en este tipo de casos?
Aquí, lo mejor es utilizar los alias de dominio. Un alias de dominio es una forma de “enmascarar” un dominio (ya sea para un sitio web o para un email), de forma que la persona que recibe el email no sepa cuál es la dirección “real”.
En Google Workspace hay una opción para añadir varios dominios a una misma organización, de forma que podamos elegir cuál es el dominio principal y el dominio secundario. Lo que tendremos que hacer es:
- Añadir un nuevo dominio a nuestra cuenta de Google Workspace
- Marcar ese dominio como dominio secundario
- Añadir el dominio como alias de dominio
Cuando hagamos esto, todas las direcciones que hayamos creado en nuestra cuenta de Google Workspace con el dominio principal, se verán replicadas en el dominio secunadario. Es decir, si teníamos como dominio principal tudominio.com y habíamos creado la cuenta de correo info@tudominio.com, al agregar tudominio.es como dominio alias, tendremos también disponible la dirección de correo info@tudominio.es.
Después, simplemente lo que tendremos que hacer es ir a Gmail, al apartado de configuración, y crear una nueva cuenta de correo desde dentro de nuestro Gmail, con el nuevo dominio alias. Y a partir de ahí, cada vez que vayamos a enviar un email, Google nos preguntará desde qué cuenta queremos enviar el correo.
Tendremos una sóla bandeja de entrada, pero varias direcciones de correo electrónico desde las que enviar y recibir correo, en dos dominios diferentes. Incluso podemos integrarlo en nuestro WordPress, para que WordPress se conecte a Gmail y envíe los emails desde el dominio que le digamos.
Os dejo un artículo de Google donde explican paso a paso cómo configurar todo esto: https://support.google.com/a/answer/7502379?hl=es
Por qué no crear cuentas nuevas de Google Workspace
El error que tenemos que evitar es crear una nueva cuenta de Google Workspace en el dominio nuevo, simplemente para poder enviar correo desde ahí. Y hay varias razones para no hacerlo:
- Los equipos no estarán conectados. Si hay varias personas trabajando en cada dominio, tendremos que gestionar los dos equipos por separado
- Tendremos dos usuarios, con dos calendarios diferentes, con dos correos diferentes y todo lo que implica
- Tendremos 2 espacios diferentes en Google Drive, que no estarán conectados
- Pagaremos más por lo mismo
Si ya tenía dos cuentas separadas, ¿cómo lo fusiono todo?
Algo con lo que me he encontrado y que es bastante tedioso, es tener que fusionar dos organizaciones en Google Workspace. Y aunque la gran mayoría de cosas se podían mover de forma sencilla, tuve que ingeniármelas para mover los ficheros de Google Drive de un sitio a otro, ya que por defecto no se puede mover de forma automática, y el equipo de Google no te va a ayudar a hacerlo. Así que, algunas cosas que puedes hacer son:
- Crea una unidad compartida en Google Drive, y dale acceso a la cuenta que quieres migrar, para poder mover todos tus ficheros a la nueva unidad compartida
- Pasa todos los eventos de Calendar y los ficheros del resto de herramientas a la cuenta principal
- Cuando hayas metido todo en la unidad compartida, borra la cuenta de G Suite del dominio que quieres borrar
- Una vez tengas pasado todo a la cuenta con la que te quieres quedar, agrega el dominio de la otra marca como dominio secundario y crea los alias de dominio para poder enviar correo desde esa cuenta
- Crea tu nueva cuenta de correo en Gmail agregando el alias de dominio como una nueva cuenta
Espero que te haya gustado este capítulo del podcast, y si es así, no olvides darle me gusta, suscribirte al podcast, compartirlo, y por supuesto, pasarte por La Emprescuela en www.laemprescuela.com. ¡Nos vemos en el siguiente capítulo!
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