Podcast #62: ¿Es mejor automatizar mis facturas o hacerlas manualmente?

¡Muy buenas emprendedores! En el episodio de hoy vamos a hablar sobre un aspecto muy importante para cualquier empresa: la facturación.

Veremos una cuestión que me he planteado muchísimas veces, y que quiero explicaros porque creo que os será de utilidad: ¿es mejor automatizar mis facturas o hacerlas manualmente?

Ya os adelanto, que como siempre, ninguna opción es la mejor en el 100% de los casos, así que vamos a ver cada caso en particular con sus pros y sus contras.

Hacer mis facturas automáticamente

Esta es la opción que más me gusta, ya que aprovechamos los procesos de nuestro negocio y los datos que generan los clientes para crear nuestras facturas de forma automática.

Para los que no lo sepáis, esto simplemente consiste en que cuando un cliente realiza una compra en tu web, se crea un documento en PDF y se le envía por email justo después de terminar la transacción.

Para el cliente es súper cómodo, ya que no tiene ni siquiera que pedirnos que le realicemos la factura, y para nosotros también, ya que no tendremos que meter manualmente sus datos, generar el fichero y enviárselo por email.

Además, si hacemos esto, incluso podremos ponerle al cliente en su área de cliente de la página web un botón para descargarse cada factura con todo el histórico. Si un día un cliente pierde una factura, simplemente tiene que ir a su área de cliente y volver a descargarla. Ni siquiera tendrá que pedírnosla, ganamos los dos.

Pero no es oro todo lo que reluce. Si bien ahorraremos mucho tiempo al facturar así, automatizar la facturación tiene una serie de inconvenientes:

1. Tendremos que pedirle más datos al cliente en el checkout
2. La configuración de nuestra web ha de ser compatible con las herramientas de facturación
3. Nuestro modelo de negocio tiene que tener precios fijos, “productizados”
4. No encaja con todos los modelos de negocio, especialmente en B2C (sobre todo en tiendas online de productos de precio bajo)

Este modelo encaja especialmente con los negocios de volumen, de rotación. Si vendemos productos físicos, infoproductos o “servicios productizados”, y siempre suelen ser los mismos, probablemente la facturación automática encajaría en nuestro negocio.

Hacer mis facturas manualmente

Aunque parezca mentira, hacer las facturas manualmente no necesariamente es peor que hacerlas de forma automática. Hay determinados casos en los que es más sencillo, y simplemente haciendo las facturas a mano tendremos más flexibilidad.

Normalmente, lo que se hace en este tipo de casos es separar las pasarelas de pago de las herramientas de facturación. Por ejemplo, podríamos tener Stripe y una web para aceptar pagos por Internet, y Factura Directa para crear nuestra base de datos y emitir nuestras facturas.

¿Y en qué casos podría ser mejor hacer las facturas a mano? Pues sobre todo, en negocios que vendan servicios a medida. Si trabajas con tus clientes bajo presupuesto, y normalmente no haces dos servicios iguales, esta forma de facturar seguramente encajará mejor que la facturación automática.

Básicamente por:

1. Podrás emitir presupuestos y facturas proforma de forma más sencilla
2. Podrás personalizar al máximo cada factura
3. Podrás aplicar retenciones e impuestos especiales de forma más sencilla
4. En caso de que tengas que rectificar facturas, hacer facturas rectificativas es más sencillo
5. Podrás ponérselo más fácil a los clientes: en lugar de que tengan que meterlo todo ellos en una web, podrás hacerles tú todo el proceso

Ojo, que esto no es incompatible con que los clientes tengan la opción de descargar las facturas desde la web. Que la creación de facturas sea manual, no implica que el envío de las facturas tenga que ser por email, por ejemplo. Algo que podrías hacer, es crear una Intranet para clientes donde vayas subiendo las facturas y los clientes las tengan para su descarga 24/7. O si no te quieres complicar la vida con desarrollos en la web, puedes hacer una carpeta en Google Drive y ponerle ahí a los clientes sus facturas. Así, si pierden el email, seguirán teniendo su factura a mano.

¿Y entonces qué hago, facturas a mano o facturas automáticas?

Sinceramente, creo que lo mejor es una combinación de ambas. Te explico.

Puedes contar con un software de contabilidad, donde tengas centralizados todos tus ingresos y tus gastos. Este software de contabilidad lo puedes unir con tu pasarela de pagos, de forma que cada vez que recibas un nuevo cobro, se cree una nueva factura en tu sistema. Y si en algún momento necesitas crear una factura manualmente, simplemente tienes que ir a tu sistema de facturación y crear la factura. Así, quedaría todo centralizado en el mismo sitio.

Esto lo puedes hacer, por ejemplo, con Factura directa y Zapier. Cada vez que tengas una venta en Woocommerce o en Stripe, que se cree una nueva factura y se le envíe al cliente por email.

Otra opción para hacer algo parecido, sería tener varias series de facturación. Imagina que en tu negocio de desarrollo web, tienes dos áreas de negocio:

• El desarrollo web para empresas a medida
• Cursos de desarrollo web para desarrolladores que están empezando

Toda la parte de desarrollo para empresas va a ser a medida, y requerirá de hacer presupuestos, facturas proforma, facturas rectificativas y seguramente será más compleja de automatizar. Por eso, esta actividad la podríamos dejar como una serie de facturación manual.

Toda la parte de formación, que serían cursos en nuestra web que siempre tendrían el mismo precio, la podríamos automatizar, de forma que cada vez que un cliente compre un curso, emitamos una factura en una serie distinta a la anterior. Y en esta última serie, por regla general, no tendremos que tocar nunca nada manualmente.

Para que los clientes de los cursos tengan sus facturas para descargar en la web, podríamos utilizar Woocommerce y PDF invoices and packing slips, un plugin de creación de facturas para Woocommerce, que además es gratuito. Lo único que habría que hacer es poner el mismo número de facturación que ponemos en nuestra herramienta de contabilidad, y como las facturas se irán emitiendo automáticamente, en ambos casos los números de facturación se irán incrementando a la vez.

Con este último método, incluso podríamos tener las facturas automáticas en nuestro software, pero que en lugar de enviarse desde el software por email, que los clientes las tengan para descargar en su área de cliente, y se adjunten en los emails de Woocommerce.

Como veis, hay diferentes formas de facturar. Elegid la que más se adapte a vuestro negocio, y mucho ojo con este tema, que las facturas son algo serio.

Espero que te haya gustado este capítulo del podcast, y si es así, no olvides darle me gusta, suscribirte al podcast, compartirlo, y por supuesto, pasarte por La Emprescuela en www.laemprescuela.com. ¡Nos vemos en el siguiente capítulo!