Podcast #57: Qué es un software de facturación y por qué lo necesitas

¡Muy buenas emprendedores! Episodio 57 ya. Hoy vamos a hablar sobre gestión, que ya sabéis que me gusta mucho. En concreto, veremos el tema de las herramientas de contabilidad y facturación. Veo que muchos autónomos basan su contabilidad en una hoja de cálculo, y eso no puede ser.

Vamos a ver, primero, qué es una herramienta de facturación, y veremos también los puntos en los que más os van a ayudar este tipo de herramientas.

Qué hacen los softwares de facturación

Aunque les llamemos herramientas de facturación, este tipo de programas no simplemente se utilizan para crear facturas. Estas herramientas las utilizamos para centralizar toda nuestra contabilidad en un único punto, y tener a golpe de click cualquier informe que necesitemos sobre ventas, gastos, clientes o incluso para poder sacar los modelos que hemos de presentar a Hacienda con facilidad.

Cualquier empresa mediana o grande cuenta con un software de contabilidad. ¿Por qué las microempresas y los autónomos van a hacerlo de otra manera? Este tipo de herramientas es la única forma actual de profesionalizar la gestión de un negocio, por lo que creo que es fundamental que contéis con uno de ellos.

Algunas de las funciones que más te podrán ayudar de un software contable son las siguientes.

Base de datos de contactos

Una de las cosas que más me gustan de estas herramientas es tener una base de datos de nuestros clientes y proveedores que sea sencilla de utilizar. Y ojo, no se trata simplemente de tener una agenda, para eso ya tenemos Google Contactos. Hablo de saber en medio segundo cuánto le hemos facturado a un cliente en concreto. O de ver las facturas que le hemos emitido a un cliente, o las que un proveedor nos ha emitido a nosotros.

Esto es súper útil. Además de tener centralizados todos los datos (en lugar de la agenda en un sitio, y la contabilidad en otro), podemos ver en todo momento toda la actividad que hemos tenido con un mismo contacto.

Listado de facturas

Tener un listado ordenado de las facturas que hemos emitido no es que sea recomendable, es que es obligatorio. Si empezamos a liarnos con las fechas y los números de las facturas, podemos tener un problema con Hacienda. Este tipo de herramientas se encargan de que no solapemos los números de facturación, e incluso te dan la opción de rellenar los números de las facturas automáticamente (ya sabéis que las facturas tienen que ser correlativas dentro de cada serie).

Listado de gastos

Otro punto muy importante de nuestra contabilidad es la parte de los gastos. Al igual que hacemos con las facturas de venta, podremos tener nuestro listado de gastos, ordenado por categorías de gasto y por proveedores. Incluso en algunos de ellos podremos subir la factura o el ticket al registro del gasto, para que tengamos una copia de cada documento.

Envío de facturas y presupuestos a los clientes

Se acabó el hacer las facturas en un Word cutre y enviárselas a los clientes por email. Si utilizas un software de facturación, podrás crear tus presupuestos y tus facturas directamente en el software, e incluso enviarlas desde la herramienta a tus clientes.

Normalmente, podemos utilizar diferentes tipos de plantillas e incluir nuestro logo para crear facturas profesionales de una forma muy sencilla. Y si quieres, podrás descargártelas en PDF para guardarlas donde quieras o imprimirlas.

Exportación de datos e informes

Es recomendable que cada cierto tiempo vayas revisando tu contabilidad. Por ejemplo, yo cada mes hago un cierre mensual, donde reviso todas las ventas y los gastos, me hago una pequeña cuenta de resultados y guardo todas las facturas que hayamos emitido en alguna carpeta.

Con este tipo de herramientas, podremos exportar nuestros datos en una hoja de cálculo de forma sencilla, y luego podremos utilizar dichos datos para hacer nuestros estudios, o para enviárselos a nuestra gestoría.

Gestión de la tesorería

Un punto que no deberíamos olvidar nunca de nuestra contabilidad es la tesorería. Es decir, las entradas y salidas de dinero de nuestro banco. Las herramientas de contabilidad normalmente tienen la funcionalidad de conectarse con nuestro banco, de forma que podamos ver en todo momento el saldo que queda en la cuenta, e incluso vincular movimientos bancarios concretos a facturas o gastos. Así, tendremos una conciliación bancaria súper precisa.

Automatización

¿No estás harto de tener que meter los datos de tus clientes manualmente en tu Excel? Es un rollo. Y si además de meterlo todo en una hoja de cálculo, tienes que meterlo en Google Contactos, en una base de datos de email marketing y en un CRM, te puedes volver loco.

Los softwares de facturación decentes tienen un montón de mecanismos para automatizar la gestión de tu negocio. Ya sea mediante integraciones propias con otras aplicaciones, como utilizando herramientas como Zapier, te permitirán automatizar determinados flujos de trabajo que se repiten una y otra vez. Como dar de alta a clientes en tu base de datos y meter las facturas en tu contabilidad.

Control sobre tu organización

¿Tienes alguna persona más en tu equipo de trabajo que se encargue de llevar la gestión de tu negocio? En ese caso, que trabajéis todos en el mismo software te va a venir genial, ya que cada persona podría tener su propio usuario, con los permisos que necesite. Esto es muy útil en caso de que no quieras que todo el mundo tenga acceso a todo. Y además, podrás ver las tareas que ha hecho cada persona dentro del software, por lo que si alguien borra algo o toca algo que no debería, podrás verlo.

Generación de los modelos de Hacienda

Llega el final del trimestre y tenemos que preparar el 130 y el 340. Y dependiendo del negocio que tengas, seguramente algún modelo más. Esto es un rollazo. Quita un montón de tiempo y encima, si te equivocas, podrías tener un problema con Hacienda.

Muchos softwares de facturación tienen la funcionalidad de crear de forma automática los modelos de Hacienda en base a las facturas que has ido contabilizando. Esto está genial, ya que, si te encargabas tú mismo de hacer todo el proceso, lo vas a hacer más rápido y con menos errores.

Comunicación con tu gestor

No os equivoquéis. Aunque os recomiende que utilicéis herramientas de contabilidad, sigo recomendando que contratéis un gestor fiscal. Que seáis capaces de meter las facturas en una herramienta, no quita que si algún día tenéis una inspección, o si tenéis dudas con cualquier asunto sobre contabilidad o fiscalidad, necesitéis apoyo externo.

Lo mejor en este tipo de casos es que tengáis un gestor, y que, siempre que sea posible, le deis acceso a vuestra herramienta de facturación. La mayoría de ellas tienen esta funcionalidad, de forma que podréis crear un usuario especial para vuestro gestor, que tendrá la capacidad de ver y descargar todo lo que metáis. Así no tendrás que enviarle un Excel por correo a final de mes y no habrá malentendidos.

Espero que te haya gustado este capítulo del podcast, y si es así, no olvides darle me gusta, suscribirte al podcast, compartirlo, y por supuesto, pasarte por La Emprescuela en www.laemprescuela.com. ¡Nos vemos en el siguiente capítulo!