¡Muy buenas emprendedores! El episodio de hoy tratará sobre un tema un poquito más técnico, pero muy necesario si quieres hacer las cosas bien al vender por Internet. Vamos a hablar sobre facturación. Veremos qué es una factura, qué tipos de facturas existen y cómo tienes que hacer tus facturas para no tener problemas con Hacienda.
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Qué es una factura
Una factura es un documento que refleja una operación comercial. Es un documento oficial, es decir, tiene que elaborarse de una forma determinada, y es de obligado cumplimiento, ya que Hacienda te podría requerir las facturas que hayas emitido en una inspección.
La factura es un documento que se tiene que entregar al cliente en el momento de la operación (aunque existen excepciones), de forma que el cliente tenga un “comprobante” de lo que ha comprado, cuándo, por qué importe y si lo ha pagado ya o no.
Además, si tu cliente es un empresario o profesional, hay que emitirle una factura de forma obligatoria, por lo que es especialmente importante que entiendas esto si haces B2B. Si tu cliente es un particular, yo te recomiendo que igualmente le emitas una factura en el momento (aunque no es siempre obligatorio), y si no cuentas con sus datos, que le emitas una factura simplificada.
Qué tipos de facturas existen
En España tenemos dos tipos de facturas: las facturas simplificadas y las facturas completas.
Qué es una factura simplificada
La factura simplificada es la forma más simple de hacer una factura. Aquí, simplemente tendremos que poner los datos del vendedor (los nuestros), y la numeración y fecha de la factura (que tendrán que ser correlativos). Pondremos también la descripción de la operación (lo que hayamos vendido, con unidades y precio), y los impuestos que se hayan generado en dicha operación.
Esta es la factura que se emite de forma más frecuente. Cuando vas al supermercado, cada vez que pagas te emiten una factura simplificada (si te fijas en el ticket que te dan, verás que es una factura simplificada). Si nuestro negocio está especializado en el comercio B2C y vendemos productos o servicios de bajo precio (menos de 400€), con hacer este tipo de facturas será suficiente.
En el caso de que la operación sea con un empresario o profesional, tendremos que incluir sus datos fiscales (nombre, NIF y dirección) para que el cliente pueda desgravarse la factura.
Qué es una factura completa
Una factura completa es una factura con todos los datos del cliente. Este es el tipo de facturas que se hace en el mundo B2B, y que obliga a ser más estrictos con la forma en la que se presentan las facturas.
Además, dependiendo del sector y del tipo de cliente, podría ser necesario incluir determinados datos en las facturas. Esto ya depende de cada negocio.
Para un autónomo que facture a otros autónomos o empresas, esta es la opción más correcta, por lo que tendrás que encargarte de pedirles los datos fiscales a tus clientes en cada operación (aunque no te preocupes, que la mayoría te los van a proporcionar lo antes posible).
Qué es una factura rectificativa
Otro tipo de factura que tenemos que tener en cuenta es la factura rectificativa. Cuando hacemos un abono a un cliente (por una devolución, o por un error en una factura anterior), le tenemos que emitir una factura rectificativa, donde se haga mención a la factura que se está rectificando.
Esta factura sí podrá ser simplificada (aunque sea a otra empresa), y lo más normal es tenerla en una serie aparte, de forma que no se mezcle con las facturas normales.
Qué es una factura proforma
Las facturas proforma, realmente no son una factura como tal. A efectos fiscales, no sirve como una factura, y simplemente se crea para emitirle al cliente un documento antes de que realice el pago.
El objetivo es evitar tener que pagar impuestos por posibles facturas que queden impagadas. Si le emites a un cliente una factura normal con fecha de pago a 30 días, por ejemplo, tú has generado el IVA correspondiente de dicha factura el día de su emisión (no el día de cobro). Por lo que, aunque el cliente no te pague la factura, tú tendrás que ingresar en Hacienda el IVA correspondiente.
Con las facturas proforma nos evitamos esto. Como no es una factura real, hasta que el cliente no paga no le emitimos la factura. Así, solo emitiremos facturas de importes pagados.
Qué tengo que tener en cuenta para hacer las facturas
Según Hacienda, esto es lo que hay que poner en las facturas.
En las facturas simplificadas:
- Número y serie
- Fecha
- NIF, nombre y apellidos, o razón social del vendedor
- Los bienes o servicios vendidos en la operación
- Tipo impositivo
- Importe total de la factura
En las facturas completas:
Lo anterior más:
- Nombre, apellidos, NIF y/o razón social del cliente
- Domicilio fiscal del cliente
También, dependiendo de la actividad económica en la que estemos dado de alta (si es una actividad empresarial o profesional), y del tipo de cliente (si es empresario o particular), tendremos que aplicar o no retenciones por IRPF. Esto es importante, ya que modificará el importe total de la factura.
Dejo también por aquí el link de Hacienda con todos los requisitos, para aquellos que tengáis alguna particularidad: https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/_Segmentos_/Empresas_y_profesionales/Empresas/IVA/Obligaciones_de_facturacion/Contenido_de_las_facturas.shtml
Cómo puedo hacer mis facturas
Aunque puedes hacer tus facturas manualmente, o apoyándote en algún software de ofimática (como un Word o un Excel), lo mejor es utilizar un software de facturación, de forma que puedas emitir facturas de forma rápida y sencilla, y que además te permitirá llevar el control de la numeración, las fechas y las series.
Te dejo por aquí algunos links de los más conocidos:
- Infoautónomos: https://www.infoautonomos.com/asesoria/facturacion-contabilidad-online/
- Facturadirecta: https://www.facturadirecta.com/
- Billage: https://www.getbillage.com/
- Sage: https://www.sage.com/es-es/sage-business-cloud/contabilidad-y-facturacion/
- Holded: https://www.holded.com/es
Espero que te haya gustado este capítulo del podcast, y si es así, no olvides darle me gusta, suscribirte al podcast, compartirlo, y por supuesto, pasarte por La Emprescuela en laemprescuela.com. ¡Nos vemos en el siguiente capítulo!
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