Podcast #27: Cómo organizar tu tiempo y tus horarios

¡Muy buenas emprendedores! En el episodio de hoy vamos a hablar sobre algo muy pero que muy importante para cualquier emprendedor. Vamos a hablar sobre la organización. Os voy a explicar qué hago yo para organizarme y asegurarme de que no se me olvida nada, sin tener que estar todo el día frente al ordenador.

No midas tu trabajo en horas

Lo primero que quiero tratar con vosotros sobre este tema, es que creo firmemente que hay que dejar de medir el trabajo en horas. Siempre que he trabajado por cuenta ajena, la norma era que había que cumplir un horario. Y en ciertos trabajos (por ejemplo, gente que trabaja cara al público), tiene todo el sentido del mundo, pero en otro tipo de trabajos (emprendedores, informáticos, diseñadores, etc), medir el trabajo en horas no vale para nada.

Por ello, lo primero que te quiero transmitir es que dejes de ponerte un horario fijo si eres un emprendedor digital, porque es totalmente inútil. En su lugar, márcate franjas de trabajo flexibles y objetivos tangibles que cumplir cada día.

Por ejemplo, yo tengo marcados una serie de objetivos cada día, que sé que tengo que cumplir. Y también tengo determinadas franjas horarias en las que siempre me pongo a trabajar (aunque las podría variar si quisiera). Simplemente lo hago para tener una rutina.

Si he terminado los objetivos diarios, ya me siento libre para poder terminar mi trabajo por ese día. ¿De qué me sirve tener que obligarme a estar 8 horas diarias, si siendo más eficiente en mi trabajo puedo aprovechar más mi día? Si yo todo el trabajo lo acabo en 6 horas, dispongo de más tiempo para otras cosas, ya sea para tareas personales, para ocio o para lo que quiera.

Eso sí, mucho ojo con esto, porque para que funcione hay que ser disciplinado. No vale ponerse muy pocas tareas a propósito para trabajar menos. Lo que digo es que, si soy un emprendedor y vivo de los resultados que consigo, calentar la silla no me vale para nada. Entonces, ¿por qué tengo que estar 8 ó 10 horas delante del PC?

Por ejemplo, yo trabajo una media de 34 horas semanales. Aproximadamente, 6 horas de lunes a viernes, y 4 los sábados. Muchas veces también trabajo un pelín algún domingo o festivo, pero no es lo habitual. También hay días que trabajo 10 horas, y días que trabajo 4. Depende de los objetivos que me haya propuesto, de mi estado de ánimo, de la época del año y de muchas cosas.

Si eres un emprendedor, trabaja por objetivos, no por horas. Y si eres capaz de terminar rápido tu trabajo, pues mejor para ti. Tampoco te sientas mal por trabajar menos de las típicas 8 horas, al fin y al cabo, trabajas para ti.

Utiliza una agenda digital

Para poder controlar todas nuestras tareas y objetivos, yo utilizo una agenda digital. En mi caso, Google Calendar. Antiguamente, utilizaba una agenda en papel, y me iba muy bien, la verdad, pero cuando empecé a pasarme al ecosistema de Google, terminé por adaptarme a la agenda digital.

Sinceramente, me da igual si utilizas una agenda en papel o digital. Lo importante es que te funcione. Yo recomiendo una agenda digital, porque es accesible en cualquier momento. De forma que si yo tengo que ponerme una tarea para mañana que no quiero que se me olvide, directamente la apunto en mi agenda, no tengo que apuntarla en una nota que luego vete tú a saber si se me olvida o no pasarla a Google Calendar.

Yo utilizo 2 herramientas de Google Calendar para llevar todo el control:

1. Los eventos: aquí me apunto las reuniones con otras personas. Esto queda marcado en un día y en una hora específicos, de forma que todos los recuadros que yo veo en mi Google Calendar, sé que son reuniones.
2. Las tareas: Google tiene otra funcionalidad dentro del calendario, que es la de añadir tareas. Estas pueden también etiquetarse con un día y una hora, por lo que aquellos objetivos que simplemente son tareas por hacer, pero que no incluyen una reunión con alguien, me las apunto como una tarea. Además, normalmente me las pongo sin hora concreta (las marco como “todo el día”), para que queden arriba del todo en el calendario. Cuando las he terminado, dentro de Google Calendar puedes marcarlas como completadas, y aparecen tachadas en el calendario. Está genial.

Muy importante: utilizo dos cuentas de Google Calendar. Una personal, donde sólo aparecen eventos o tareas personales, y otra profesional, donde sólo aparece lo del trabajo. Lo que hago para verlo todo desde un mismo calendario, es que me he compartido el calendario personal como un calendario más dentro del calendario del trabajo. Esto lo podéis hacer desde Google Calendar.

Mi método de organización

Resumiéndolo un poquito, mi método para organizar todo lo que hago es el siguiente:

La planificación trimestral

Todos los trimestres hago una especie de checklist con todo lo que sé que inevitablemente tengo que hacer. De esta forma, las tareas más importantes de cada trimestre quedan directamente apuntadas en mi calendario. Algunas de esas tareas son:

• Los cierres mensuales y trimestrales
• Hacer las guías de contenidos de cada trimestre (tanto para los cursos como para YouTube)
• Los cobros de la academia
• Hacer un pequeño lanzamiento para buscar nuevos alumnos para la academia
• Los exámenes de la academia

La organización semanal (hacerse la agenda)

Semanalmente, Laura y yo hacemos lo que hemos denominado “hacer la agenda”. Básicamente, el viernes o el fin de semana nos paramos un rato a pensar en qué objetivos hay que sacar la siguiente semana. De esta forma, todo queda marcado en la agenda de la próxima semana, y cuando llegamos el lunes a trabajar, ya tenemos las tareas puestas en Google Calendar, simplemente tenemos que limitarnos a cumplirlas.

Si sois un equipo de varias personas, yo lo que haría sería una pequeña reunión semanal cada viernes, de forma que se puedan revisar los objetivos de la semana en curso, ver qué queda pendiente, y poner los objetivos de cada miembro del equipo de la siguiente semana.

Esto es un ritual que llevo haciendo años y que me funciona increíblemente bien. Cuando estoy trabajando en el día a día, no tengo que perder el tiempo en pensar qué tengo o qué no tengo que hacer. Simplemente lo hago. Y esto, sumado a la eliminación de los ladrones de tiempo, hace que pueda cumplir con mi trabajo en una media de 6 horas diarias.

Los objetivos diarios

Por último, todo aquello que nos hemos marcado como objetivos trimestrales o semanales, queda reflejado como una tarea diaria o un evento (una reunión). Esto es lo que yo veo en mi día a día. Yo tengo siempre mi Google Calendar abierto, y sé qué es lo que tengo que hacer ese día, qué me falta y qué he hecho ya.

Si surge un imprevisto o alguna tarea nueva, simplemente la apunto al momento en el día correspondiente, y me olvido de ella hasta que le toque su turno.

Actualmente, como he mencionado ya varias veces en este episodio, trabajo una media de 6 horas diarias. Es lo que me he marcado para cumplir con el trabajo y con mis otras tareas personales. Normalmente lo hago repartido en 1-2 horas por la mañana, y 4-5 horas por la tarde (la academia abre por las tardes, por lo que me es más conveniente repartirlo así).

Espero que te haya gustado este capítulo del podcast, y si es así, no olvides darle me gusta, suscribirte al podcast, compartirlo, y por supuesto, pasarte por La Emprescuela en laemprescuela.com. ¡Nos vemos en el siguiente capítulo!