Cómo hacer una cuenta de resultados

Para poder tener una imagen correcta de la situación global de una empresa, algo indispensable es tener una buena cuenta de resultados. No importa el tamaño de la empresa, la cuenta de resultados es algo imprescindible para tener una visión general del negocio. Debería ser el KPI más importante de tu negocio, ya que es el indicador que te dice cuánto estás ganando mes a mes con tu empresa.

¿Qué es una cuenta de resultados?

La cuenta de resultados, o cuenta de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que nos permite medir de forma fiable los ingresos, los gastos y los resultados de nuestra empresa. Es un indicador económico que algunas empresas están obligadas legalmente a seguir y entregar de forma anual. Las sociedades tienen que elaborar las cuentas anuales, y la P&G es uno de los documentos que hay que confeccionar. Para los autónomos no es obligatorio confeccionar y seguir una cuenta de resultados, aunque un autónomo no deja de ser una empresa, por lo que recomiendo encarecidamente a todo el mundo que haga una.

La profundidad, el alcance y la forma de la cuenta de resultados queda en manos de la empresa, aunque las que están obligadas a presentar las cuentas anuales tienen unos modelos que tienen que seguir. Aún así, la cuenta de resultados importante para la empresa es la interna, la cuenta de resultados analítica. En esta cuenta de resultados la empresa puede darle la forma que quiera, de forma que dé el máximo detalle de la situación del negocio.

¿Por qué tengo que hacer una cuenta de resultados?

El no hacer una cuenta de resultados implica que no estás analizando la situación económico-financiera de tu negocio. Eso quiere decir que no sabes el nivel de ventas que tuviste en un determinado período, cuáles son las partidas de gasto más importantes de tu empresa, qué márgenes ni qué rentabilidades tienes.

Si no llevas el seguimiento de una cuenta de resultados, en el momento que quieras saber el volumen de ventas, de gastos o un resultado (resultado neto, resultado de explotación, etc…) tendrás que calcularlo. Y esa forma de trabajar no es ágil. Lo más conveniente es que cuando quieras consultar el estado de tu empresa mires un informe que te enseñe los resultados de forma clara y esquemática.

Qué necesito para hacer una cuenta de resultados

Lo primero que necesitamos es un sistema. Hay que determinar cómo medir los resultados, de qué forma vamos a tratar los datos para que la información sea fiable, la forma que le vamos a dar y cuándo vamos a actualizar este indicador. A continuación te pongo una pequeña lista con las cosas que vamos a necesitar para hacer una buena cuenta de resultados:

• Una herramienta contable: para que los datos sean fiables y no cometamos errores tenemos que tener la información correctamente almacenada y ordenada. Para ello puedes utilizar aplicaciones como Sage para Autónomos y Pymes o el que utilizo yo, Billage.
• Un sistema de medición: establece los criterios bajo los que vas a elaborar tu cuenta de resultados. ¿Vas a hacerla mensualmente, o trimestralmente? ¿Qué detalles necesitas que recoja? ¿Cómo vas a sacar los datos? Todo esto lo tendrás que aclarar al comienzo de elaborar tu cuenta de resultados.
• Una plantilla: ahora que ya tienes claro cómo quieres tu cuenta de resultados, crea una plantilla que detalle todos los factores que quieres analizar. Aunque algunas herramientas contables ya permiten extraer informes formateados, yo recomiendo que cada negocio elabore su plantilla de cuenta de resultados adaptándola a su negocio, ya que el nivel de análisis siempre será mayor que con un informe genérico.

Pasos para hacer la cuenta de resultados

Ahora te dejo una serie de recomendaciones para que puedas diseñar tu propia cuenta de resultados analítica. Aún así, cada empresa es diferente, por lo que eres tú quien debe darle el visto bueno a tus indicadores.

Determina la estructura

Primero vamos a detallar qué queremos medir. Como mínimo, tu cuenta de resultados debería recoger las ventas (sin IVA, recuerda), las compras, los gastos y los resultados (margen bruto, resultado antes de impuestos y resultado después de impuestos). Es recomendable hacer una diferenciación por actividades (en caso de que tengas más de una actividad de negocio) para poder sacar los resultados y las rentabilidades de cada área de negocio. Además, deberías diferenciar entre costes directos e indirectos para ver qué parte de tus costes se debe puramente a la actividad del negocio (y poder sacar así tu margen bruto).

Define cómo vas a sacar los datos y cuándo la vas a actualizar

Como hemos mencionado antes, una vez definas qué necesitas, tenemos que ver de dónde sacar los datos. Si no estás utilizando ya una herramienta para llevar la contabilidad del negocio, deberías buscar una para automatizar todo este proceso al máximo. No es recomendable llevar la contabilidad en un excel, ya que los datos no están seguros (se te puede borrar el archivo o romperse el ordenador), puedes cometer errores y vas a tardar mucho más en contabilizar los ingresos y gastos correctamente.

Lo mejor sería que utilices una herramienta contable que te permita poner diferentes tipos de filtros y extraer información de forma ordenada. De esta forma te será fácil consultar tus ventas y tus gastos para rellenar la cuenta de resultados.

Crea una plantilla

Una vez tenemos pensado cómo vamos a sacar nuestros datos, tenemos que elaborar una plantilla que nos permita monitorizar todos estos datos de forma ágil. Para ello crearemos un excel y haremos una tabla donde pondremos los meses en las columnas y los criterios contables en las filas (los diferentes ingresos, gastos y resultados). Si no manejas bien el excel puedes descargarte la plantilla que creé yo para mi negocio.

Consejos para que hagas tu cuenta de resultados

Cuando tengas creada tu cuenta de resultados y comiences a utilizarla, probablemente observarás que necesitas hacer cambios. Esto es totalmente normal, ya que al principio probablemente no habremos tenido todo en cuenta. Conforme vayamos utilizando nuestra cuenta de resultados, durante los primeros meses iremos haciendo pequeños cambios para que el proceso sea lo más ágil y fiable posible. Algunas cosas que tienes que tener en cuenta son:

• Haz la cuenta de resultados lo más detallada posible. Diferencia todos los ingresos y gastos por actividades y saca todos los márgenes que puedas. Esto te ayudará tremendamente en el análisis del negocio.
• Si tienes muchos datos, agrupa las partidas de gasto en rúbricas más grandes. De esta forma te será más fácil hacer el seguimiento y el análisis.
• La cuenta de resultados sólo habla sobre ingresos y gastos, no sobre cobros y pagos. Ten en cuenta que la cuenta de resultados no es un flujo de caja, por lo que puedes tener muchas ventas y pocos cobros.
• Analiza los márgenes. Comprueba qué diferencias hay entre unos y otros y por qué. Saca las rentabilidades de cada margen con respecto a las ventas.
• Haz una plantilla ágil, que sea fácil de cruzar con tus fuentes de datos.
• Cuando actualices cada mes tu cuenta de resultados, haz una copia del fichero. No sobrescribas en el fichero todos los meses, porque si cometes un error podrías quedarte sin datos.

Con todo esto ya puedes empezar a hacer tu propia cuenta de resultados y empezar a analizar el área financiera de tu negocio.